ПРАВИЛА ПОСТОЯННОГО СЕКРЕТАРИАТА МЕЖПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ КОМИССИИ ТРАСЕКА ПО ПРОВЕДЕНИЮ КОНКУРСА НА ЗАМЕЩЕНИЕ ВАКАНТНЫХ ДОЛЖНОСТЕЙ

УТВЕРЖДЕНО:
Приказом Генерального секретаря ПС МПК ТРАСЕКА
№ 03\20\38 от 20 ноября 2020 г.

1. Настоящие Правила проведения конкурса на замещение вакантных должностей Постоянного Секретариата Межправительственной комиссии ТРАСЕКА (далее – Правила) разработаны в соответствии с Положением о Постоянном Секретариате Межправительственной комиссии ТРАСЕКА.

2. Настоящие Правила применяются при замещении вакантных должностей сотрудников Постоянного Секретариата Межправительственной Комиссии ТРАСЕКА (далее – Постоянный Секретариат), за исключением административного и технического персонала, и направлены на привлечение на работу экспертов, отвечающих соответствующим квалификационным требованиям и имеющих опыт работы, практические навыки и профессиональные достижения.
Замещение вакантных административных и технических должностей (администратора/финансиста, секретаря/ассистента/переводчика, секретаря/библиотекаря/переводчика, специалиста по системному администрированию/ЭОД/вебмастера, переводчика, водителя и т.д.) осуществляется согласно условиям и в порядке, определяемым Генеральным секретарем, с применением положений пунктов 7-13, 17, 19, 20, 23, 26-28, 30-32 настоящих Правил. Состав конкурсной комиссии на замещение вакантных административных и технических должностей формируется Генеральным секретарем в упрощенном составе, без привлечения представителей дипломатических миссий, аккредитованных в Азербайджанской Республике.

3. Замещение вакантных должностей возможно путем:
1) временного возложения на эксперта/руководителя экспертов выполнения трудовой функции по вакантной должности на срок не более трех месяцев;
2) привлечения нового сотрудника для временного исполнения обязанностей и трудовых функции по вакантной должности в случае отсутствия необходимости в постоянном замещении вакантной должности на срок не более шести месяцев;
3) привлечения внештатных (краткосрочных) экспертов на срок не более трех месяцев с возможным двукратным продлением на тот же срок, но не более девяти месяцев в общем с учетом продления (права и обязанности внештатных (краткосрочных) экспертов определяются трудовым контрактом), в случае необходимости привлечения нового сотрудника для выполнения трудовых функций, не предусмотренных действующими штатным расписанием и должностными инструкциями;
4) проведения конкурса для привлечения новых сотрудников сроком на два года с последующим продлением договора на два года, без ограничения количества продлений.

Проведение конкурса предусматривается только для замещения вакантных должностей согласно подпункту 4) пункта 3 настоящих Правил среди кандидатов стран ОМС и рассчитан на привлечение экспертов, соответствующих квалификационным требованиям к вакантным должностям.

4. Процесс замещения вакантных должностей путем проведения конкурса осуществляется Секретарем Конкурсной комиссии (далее – Секретарь), который определяется Генеральным секретарем из числа работников Постоянного Секретариата. Секретарь является постоянным членом Конкурсной комиссии, организует ее работу, участвует на всех ее заседаниях и может быть заменен только в случае конфликта интересов.

5. Процесс замещения вакантных должностей путем проведения конкурса состоит из следующих этапов:

1) определение потребности в сотруднике;
2) определение варианта замещения вакантной должности согласно пункту 3 настоящих Правил;
3) объявление о вакансии;
4) первичный отбор на соответствие квалификационным требованиям;
5) написание эссе;
6) проверка рекомендаций (в случае наличия);
7) интервью;
8) заключение трудового договора.

6. Генеральный секретарь Постоянного Секретариата (далее – Генеральный секретарь), в зависимости от объема работы и наличия вакантных должностей, определяет потребность в наборе персонала и вариант замещения вакантной должности согласно пункту 3 настоящих Правил.

7. Секретарь, после согласования с Генеральным секретарем, обеспечивает размещение объявления об имеющейся вакантной должности Постоянного Секретариата и проведении конкурса на веб-сайте ТРАСЕКА не позднее чем за тридцать дней до проведения конкурса и оповещение стран ОМС с указанием квалификационных требований, должностных обязательств, сроков подачи документов и их перечень, согласно пункту 8 настоящих Правил.

8.  Участники конкурса представляют по электронной почте следующие документы:
- заявление по форме, согласно приложению 1 к настоящим Правилам,
- резюме с фотографией,
- копию документа, удостоверяющего личность или паспорта;
- документ об отсутствии судимости, выданный уполномоченным органом страны, чьим гражданином является участник конкурса, с нотариально заверенным переводом на русский или английский языки;
- копии документов, подтверждающих необходимое профессиональное образование, квалификацию и стаж работы:
- копии документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования,
- копии документов о присвоении ученой степени, ученого звания.
Документы предоставляются с нотариально заверенными переводами на русский или английский языки, если они выданы или составлены на языках стран ОМС, которые не являются русским или английским языками.
Участники конкурса могут представить дополнительную информацию об образовании, опыте работы, профессиональном уровне и репутации (характеристики, рекомендации, научные публикации и т.п.).

9. Кандидат, который не соответствует предъявляемым обязательным квалификационным требованиям на вакантную должность, не подлежит дальнейшему рассмотрению.

10. Участниками конкурса являются кандидаты, направившие необходимые документы в Постоянный Секретариат после опубликования объявления о конкурсе согласно определенным в объявлении срокам.

11. К участию в конкурсе не допускаются граждане:
1) не соответствующие установленным квалификационным требованиям;
2) признанные недееспособными или ограниченно дееспособными решением суда, вступившим в законную силу;
3) лишенные права занимать государственные должности в течение определенного срока решением суда, вступившим в силу;
4) признанные в совершении мошенничества или какого-либо другого правонарушения решением суда, вступившим в законную силу.

12. Секретарь на основании предоставленных участниками конкурса в установленные сроки документов, заполняет сводную таблицу, форма которой определена согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

13. Не позднее семи рабочих дней по истечении установленного срока приема/подачи заявлений, Генеральным секретарем принимается решение о необходимости созыва заседания Конкурсной комиссии и формируется список кандидатов.

14. Кандидаты, соответствующие квалификационным требованиям, в срок не позднее десяти рабочих дней по истечении установленного срока приема/подачи заявлений, приглашаются для написания эссе на одну из пяти тем эссе. Темы для написания эссе не реже чем один раз в год утверждаются Генеральным секретарем.

Для написания эссе определяется дата и время проведения, о которых, не позднее чем за день до проведения, Секретарь сообщает кандидатам. В день проведения написания эссе Секретарь за пятнадцать минут до начала проведения написания эссе направляет отобранным кандидатам ссылку на электронный документ, который возможно корректировать в режиме реального времени/онлайн посредством программ с возможностью удаленного доступа и редактирования. В документе, к которому предоставляется доступ, указываются пять тем эссе для выбора кандидатом и дальнейшего написания эссе.

Для написания эссе не более пятисот слов (не включая тему эссе) отводится не более сорока минут. По истечению отведенного времени доступ к электронным документам закрывается и работы каждого участника сохраняются отдельно.

Секретарь во время написания эссе отслеживает процесс написания каждого кандидата. При этом при написании эссе не допускается использование функций «копировать» и «вставить».

15. Руководитель группы экспертов проверяет и оценивает все эссе по двум основным критериям:
1) грамматически корректное изложение мысли;
2) профессиональная осведомленность и образованность.
По каждому критерию присваивается соответствующий балл по пятибалльной шкале, где 5 – высшая оценка, а 1 - низшая. После присвоения руководителем экспертов соответствующих баллов тексты эссе с проставленными баллами передаются Секретарю для дополнения сводной таблицы (рассчитывается средний балл по двум основным оцениваемым критериям).

В случае проведения конкурса на замещение вакантной должности руководителя группы экспертов проверку и оценку эссе осуществляет Генеральный секретарь или лицо, определенное Генеральным секретарем.

16. Лучшие кандидаты (не более 5 человек), отобранные на основе анализа эссе, после согласования с Генеральным секретарем, приглашаются на интервью с Конкурсной комиссией. Секретарь имеет право проверить предоставленные рекомендации посредством телефонной связи и/или по электронной почте до проведения интервью.

Секретарь направляет кандидатам, допущенным к интервью, соответствующее уведомление в письменной форме (в электронном виде) о времени и месте проведения интервью Конкурсной комиссией.

17. Генеральный секретарь формирует Конкурсную комиссию, уполномоченную провести интервью с кандидатами на замещение вакантных должностей в Постоянный Секретариат.

18. Конкурсная комиссия проводит интервью с кандидатами на занятие вакантных должностей и состоит из следующего состава:
- Генеральный секретарь – Председатель Конкурсной комиссии;
- Национальный секретарь страны-депозитария «Основного многостороннего соглашения о международном транспорте по развитию коридора Европа-Кавказ-Азия» (далее – ОМС) - член Конкурсной комиссии;
- Дипломатический представитель председательствующей страны в Азербайджанской Республике - член Конкурсной комиссии (в случае, когда председательствующей страной является Азербайджанская Республика, то право участия в Конкурсной комиссии переходит к стране, принимающей председательство от Азербайджанской Республики);
- иные дипломатические представители, приглашенные специалисты или сотрудники Постоянного Секретариата (по согласованию с Генеральным секретарем) - члены Конкурсной комиссии;
- Представитель Делегации Европейской Комиссии в Азербайджанской Республике (по согласованию) – наблюдатель Конкурсной комиссии (без права голоса);
- Секретарь комиссии (без права голоса)
.
 
Состав Конкурсной комиссии формируется после завершения срока подачи документов приказом Генерального секретаря.

19. Секретарь содействует работе Конкурсной комиссии, а также ведет протокольную запись заседаний (в том числе с применением устройств для записи речи с целью последующего прослушивания).

20. Персональный состав Конкурсной комиссии формируется таким образом, чтобы была исключена возможность возникновения конфликтов интересов, которые могли бы повлиять на итоги интервью.

21. Члены Конкурсной комиссии имеют право ознакомиться с резюме кандидатов и информацией об участниках конкурса, которая формируется согласно пункту 12 настоящих Правил.
Конкурсная комиссия проводит интервью с кандидатом на замещение вакантной должности очно или в режиме веб-конференции, если один из членов Конкурсной комиссии или кандидатов не может принять очное участие в проведении интервью. 

Во время интервью задаются от трех до пяти вопросов, относящихся к компетенции вакантной должности, и по одному ситуационному и мотивационному вопросу для оценки потенциальной профессиональной эффективности и вовлеченности специалиста в рабочий процесс. Примерные ситуационные и мотивационные вопросы могут быть подготовлены Секретарем и предоставлены членам Конкурсной комиссии не позднее чем за день до проведения заседания Конкурсной комиссии.

При необходимости и для раскрытия ответа членами Конкурсной комиссии могут задаваться уточняющие вопросы, которые не оцениваются самостоятельно и влияют на оценку основного вопроса.
Каждый член Конкурсной комиссии заполняет оценочный лист по итогам интервью, форма которого определена согласно приложению 3 к настоящим Правилам, и передает его Секретарю.

22. После проведения интервью со всеми кандидатами, члены Конкурсной комиссии принимают решение о кандидате, который по итогам интервью является наиболее подходящим к замещению вакантной должности.
Принятое Конкурсной комиссией решение оформляется в виде протокола, который подписывается Председателем, членами Конкурсной комиссии и Секретарем. После завершения заседания Секретарь также составляет запись ведения заседания с учетом обсуждений, вопросов и ответов.

23. Заседание Конкурсной комиссии считается легитимным в случае присутствия на нем не менее трех членов Конкурсной комиссии, указанных в пункте 18 настоящих Правил, при обязательном участии Генерального секретаря. В случае, если Генеральный секретарь не может принять участие на заседании, то оно переносится.

24. Секретарь вносит проставленные членами Конкурсной комиссии баллы в сводную таблицу и предоставляет итоги всех шагов процесса замещения вакантных должностей Генеральному секретарю.

25. На основании баллов, указанных в сводной таблице, и решения Конкурсной комиссии, Генеральным секретарем принимается решение о наиболее подходящем кандидате на занятие вакантной должности.

26.  При равном количестве баллов у двух и более кандидатов, Генеральный секретарь имеет право провести личное интервью с кандидатами для принятия окончательного решения.

27. Если по итогам проведенного заседания Конкурсной комиссии не будут определены кандидаты на замещение вакантных должностей, то объявляется новый конкурс в срок не позднее тридцати календарных дней с даты проведения заседания Конкурсной комиссии.

28. Секретарь комиссии извещает (об итогах конкурса) кандидатов, прошедших конкурс, в срок не позднее трех рабочих дней со дня принятия решения Генеральным секретарем.

29. Генеральный секретарь заключает трудовой договор с кандидатом на вакантную должность согласно подпункту 4 пункта 3 настоящих Правил.

30. Трудовой договор может заключаться с установлением испытательного срока в целях проверки профессионального уровня работника, умения им исполнять соответствующие трудовые функции. Испытательный срок устанавливается с условием не более трех месяцев. Трудовой договор работника, не оправдавшего себя в испытательный срок, может быть расторгнут.

31. Участники конкурса, ранее не прошедшие испытательный срок, не допускаются к повторной подаче документов для занятия вакантной должности.

32. Представление кандидатом ложных сведений является основанием для отказа в приеме на работу или расторжения трудовых отношений с Постоянным Секретариатом.

33. Генеральный секретарь имеет право приостановить проведение конкурсных процедур на любом этапе в случае:
- подачи документов только одного участника конкурса или определении одного кандидата по итогам этапов 4-6) пункта 5 настоящих Правил;
- временного возложения выполнения трудовой функции по вакантной должности на эксперта/руководителя экспертов;
- выявления фактов, описанных в пункте 32 настоящих Правил.

34. Настоящие Правила вступают в силу с момента подписания Приказа Генеральным секретарем об их утверждении.

Полная версия:

- Правила проведения конкурса на замещение вакантных должностей Постоянного Секретариата Межправительственной комиссии ТРАСЕКА

- Форма заявления